1.人事科写出转档通知（注明档案转出人员姓名、所属部门、转递原因和转递单位及其详细寄发地址、邮编编码、联系电话）；
2.人事科长签名，注明经办日期，加盖人事科公章后送交档案室；
3.根据人事科提供的地址，填写《转递干部档案材料通知单》；
4.对转出的档案材料认真检查核对，确认无误后，严密包封并在封口处加盖骑缝章；
5.在机要发文本上进行登记，送交收发室；
6.档案通过机要寄出后，做好回执的收询。